公司采购管理制度

公司采购管理制度通用15篇

随着社会一步步向前发展，制度起到的作用越来越大，制度是指一定的规格或法令礼俗。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，下面是小编帮大家整理的公司采购管理制度，希望对大家有所帮助。

为简化、规范办公物资管理，经公司研究决定，由行政人事部统一负责公司各部门办公物资的采购、调配、领用及库存管理，特制定本制度。

一、适用范围

本制度适用于公司各部门办公物料物资的采购、调配、领用及盘存等，其中办公用品及固定资产按照公司相关管理制度执行。

二、职责

1、行政人事部负责公司办公物资的采购、调配、领用、出入库等管理工作。

2、公司财务部负责对公司月度物资申购计划进行对照核查、对量大价高的物资价格进行对照审查核实、并督促办公物资盘存工作。

3、行政人事部后勤主任负责对各部门办公物资的库存量核实、入库验收、物资调配、出入库手续的办理及领用登记、月度盘存工作的监督检查，并负责申购计划审核、物资价目库及采购供货商的建立、参与采购、物资调配工作。

4、行政人事专员负责汇总统计各部门月度物资申购计划，并对上月采购、领用、库存物资进行对照检查核实。

5、各管部门经理负责本部门办公物资的申购计划核实、入库验收、物资保管、领用手续的办理及办公物资的登记统计、盘存工作。

6、公司总经理负责对各部门月度物资申购计划的对照核实、对量大价高的物资采购进行审查核实，并对特殊大件及应急物资的采购进行审批，以整体控制成本费用支出。

三、流程原则

1、各部门负责人对物料物资应建立合理的库存量，各部门物料物资由行政人事部统一集中采购补库，以确保各部门的正常领用。

2、各部门物料物资的申购原则：由各部门主任每月25日前集中申购一次。遇特殊情况，需紧急采购的，经部门经理审核，行政人事主任同意后发起临时申购。

四、采购流程

（一）流程说明

1、行政人事部行政人事主管在收到经过审批后的物资申购单后，按照对比询价后的预算价格履行财务借款手续，执行2—3人共同采购。

2、因行政人事部暂无库房设置，与各部门属于异地入库。由各部门主任按照采购清单代为验收确认入库，视同从行政人事部集中批量领用。

3、行政人事部行政人事主管隔日按照采购清单开具公司入库单一式三份，一份交由行政人事主任签字；一份交财务列帐，一份存档。并同时开具出库单一式三份，一份交领用人签字；一份交财务记帐；一份存档。为单独核算成本费用，各部门采购办公物资及劳保用品应单独开具税务发票。

4、各部门在提交次月办公物资《申购单》（附表3）时，需同时提交当月《盘存表》（附表1）及《领用登记表》（附表2），均需由总经理一并审核后，提交至公司行政人事部备案。

（二）采购工作流程

为确保公司各部门办公物资的正常使用和实际需要，以上办公物资采购工作流程的时间节点遇假日顺延，并以提倡节俭、合理使用和控制成本费用原则，公司各部门应当各尽其责，加强沟通和配合。

（三）库房管理

1、公司行政人事部及各部门临时设置的库房应根据物资的易耗分类进行分类存放，应当保持库存物品存放地点整齐、干燥，并入柜或入袋保存。

2、易碎、易燃、易爆、易挥发的物品应单独设置盒、袋、柜小心存放，周围无明火、远离热源，配备灭火器，保持包装完好。

3、吸水性强、易发潮、易发霉和易生锈的物品存放时：应保持干燥，尽量保持通风。

（四）物品领用

公司各部门在员工领用办公物资时，应建立《领用登记表》（附表2）。

1.公司采购合同的内容

公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：

(l)商品的品种、规格和数量

商品的品种应具体，避免使用综合品名;商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。

(2)商品的质量和包装

合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款;对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。

(3)商品的价格和结算方式

合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法;规定结算方式和结算程序。

(4)交货期限、地点和发送方式

交(提)货期限(日期)要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。

(5)商品验收办法

合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。

(6)违约责任

签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：

①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;

②不按合同中规定的商品质量标准交货;

③逾期发送商品。

购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。

(7)合同的变更和解除条件

合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。

此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。

2.采购合同的签订

(l)签订采购合同的原则

①合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人，是有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。

②合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。

③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。

④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。

⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。

⑥采购合同应当采用书面形式。

(2)签订采购合同的程 ……此处隐藏19719个字……况，由业务部门负责人决定取舍。公司采购部门负责人须向所有供应商明确此点根本要求。

2）具体业务中，客户需求或要求的产品公司供应库中不具备，根据业务紧急程度，可由业务部门负责人牵头，按公司采购流程汇同技术部门、采购部门共同确定采购品牌与型号。采购部门同时将选定的供应商纳入公司供应库。

3）具体流程如下：

（1）由相关业务分公司技术责任人提供相关产品要求（如技术参数等）以书面形式报给本部门内勤人员，再转发至采购部（见附表一），如对相关技术实现及参数等不好确定，则需直接将用户相关需求情况以书面形式转至采购部。

（2）由采购部转发至相关供应商，并将挑选出的供应商根据相关部门技术的需要提供给相关部门确认技术细节，采购部同时进行询价、议价。期间，供应商不明确事宜，由采购部协调对应部门技术人员对供应商进行技术答疑。

（3）采购部确定2-3套方案报给相关业务部门，由相关业务部门参考技术部及采购部意见最终选定。产品品牌选定权必须牢牢掌控在

相关业务负责人手中，以便掌控市场竞争局面。技术及采购部门人员需从公司大局出发深刻理解此竞争点的意义。同时技术部门和采购部门可分别根据技术参数是否达到要求及采购过程是否符合采购原则行使否决权。（4）业务情况特殊，上述规定不易执行，则由相关业务部门负责人会同技术部门、采购部门相关人员集体商议，最终由业务负责人拍板决定。

（5）整个流程运作，由业务部门领导推动。

（6）严禁业务、技术、采购任意一个部门不按上述规定以各种形式、借口、以各种提前造成既定的事实的方式操控供应商的选择及采购工作。采购部负责人每月末需同时将本月重大项目采购制度执行情况以书面形式报至公司审计部门。

(7)凡用来竞标的品牌以确定，要求供应商报备并申请特殊的价格保护，以便在竞争中取得最大优势。

3、采购申请

A采购物资与供应商确定后，由使用人提出申请，报部门经理审核，再由财务部经理审核。通过后报总经理审批，最后交采购部实施采购。大宗物资的采购应提前通知采购部，避免因供货周期过长导致工程或销售的延误。

B项目现场的零星采购、急采在采购部经理授权后由项目经理负责，且应在采购完成后及时将采购清单及供应商名片上交给采购部，由采购部对所采买的物品进行核价，登记。

4、采购实施

A、采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行询价、对比、货比三家后选择最佳供应商；与供应商确认价格、到货周期、结算方式、账期、返利政策、方案支持等事宜；负责与供应商关系的维护，努力与供应商建立互惠互利的战略合作伙伴关系。采购人员或内勤人员如能从供应商处为公司带来生意，工程类按利润的10%、商品类按利润的5%对相关人员及部门进行奖励。

B、采购过程中及时与工程、技术部门沟通。以免造成产品质量与型号的差错。

C、尽量集中采购，以免造成不必要的浪费（如人工、运输车费等）。

D、工程项目类采购设备提前10-20天预算，预报采购部门及财务部门。

5、定点集中采购与档案建设管理

A

（1）对于工程类常用产品（监控、报警、楼宇、网线、网络设备、背景音乐等）需要定点采购；

（2）对于门市及工程等业务部门常用的消耗类产品需要定点集中采购；

（3）各部门临时性的小额采购管理，由各部门内勤人员负责。相关管理办法另行制定。额度在3000元以上的采购必须由公司采购部统一管理。

B对每个供应商建立长期、详实的（高、中、低档）管理档案（包括产品型号、质量、价格等）；建立相应的产品库，同时进行动态化管理，及时跟踪产品型号、价格等情况的变动情况。为以后的采购工作做好准备（见附表二）。

6、货物验收

由物资使用部门与采购部共同验收产品，必要时可请技术部人员协助完成。

7、采购报销

A货物验收合格后，采购人员凭采购清单（发票）、交由库管员输入库手续。凭入库单、采购清单及采购申请单办理报销手续，经财务经理审核后报总经理审批，签字、通过后方能前往财务部进行报销；

B项目经理的零星采购也应在报销里提供票据；

C如有手续不齐全，年月日、大小写不相符的等情况，财务部有权不予报销。

8、后续考核

A采购部定期对所购大型物资进行跟踪、调查。比较产品的优劣，以便对供应商及产品进行测评。

B由业务部、技术部、财务部对采购工作进行考核，评价采购部工作的优劣。财务部有权利和义务调查采购人员是否有徇私舞弊行为

七、采购流程中各部门职责：

序号

部门

权利与职责

1

北讯通工程分公司、搜寻者、龙石

1、明晰客户需求的产品、需实现的功能及供货期；2、与技术部确认产品功能是否符合用户需求；3、根据客户情况、公司技术部门及采购部门意见确定方案品牌及确定报价；4、与仓库保管人员确认所需采购产品的库存数量，确定是否需要采购；5、与采购负责人确认订购明细及到货周期；6、填制需订购产品的采购单。7、推动、协调整个流程的运行。

2

技术部

1、协助业务部门确认客户需求并制定相应的技术方案。2、当功能实现不确定不明朗时，制作方案咨询单传递至采购部门。3、对供应商技术答疑，确保供应商明晰产品及系统要求。3、协助采购及仓库保管人员采购、验收特定的有一定技术含量的货物。

3

财务部

1、对采购单内容的确认；2、负责及时结算货款；3、出具开发票信息；4、采购资金筹集；5、采购业务发生后，应付账款的合理支付；6、每月与各供应商进行财务对账，并把对账单提供给采购部与供应商核实；7、采购成本控制；8对采购环节的监督。

4

总经理

对采购订单内容的确认，出具最终审核意见。

八、罚责：

1、严禁其他部门人员跨越采购部门直接确定品牌或采购，违反者视情节严重与否给予50-200元罚款。未按流程进行签字审批的管理人员，罚款100元。

2、财务部一定要严把付款关。没有采购部经理签字的采购付款禁止付款。违反规定每次罚款50元。

3、技术、销售及采购负责人提供采购产品主要型号、参数与客户方的需求不符，而供货方又不能提供退货支持，致使设备积压造成损失。如能确定责任人，相关责任人承担100元/台的损失费用，如责任不清的三方各承担50元/台的损失费。

4、采购部人员必须按照货比三家的原则进行多方询价并采购，严禁在采购过种中仅在一、两家内比较。如未能按货比三家的原则进行采购而给公司带来损失，相关责任人每次罚款50-100元。如在采购过程有舞弊行为,按侵占公司财产的双倍进行处罚。

5、公司监事部门在采购流程中的各个环节有权进行检查、指导，对公司采购额度较大的项目产品及重点供应商监督检查。发现问题，按情节轻重，酌情处理。